Die fünf besten Besuchermanagementsysteme im Jahr 2025

Von Beginn des Tages bis zum Ende der Veranstaltung ist Ihr Empfangsbereich voller Gäste. Die Verwaltung dieses Datenverkehrs kann schnell chaotisch werden. Wenn Sie sich auf veraltete Methoden wie Logbücher in Papierform verlassen, führt dies zu langsamen Check-Ins, unleserlichen Aufzeichnungen und Sicherheitslücken. Es ist schwierig zu wissen, wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt im Gebäude aufhält, oder vergangene Besuche nachzuverfolgen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Die alten Methoden sind einfach nicht effizient und führen zu Sicherheitslücken, sodass Ihre wichtigen Besucher einen weniger professionellen ersten Eindruck hinterlassen.

Hier kommt ein modernes Besuchermanagementsystem ins Spiel. Diese ausgeklügelten digitalen Plattformen transformieren Ihre Abläufe an der Rezeption, sorgen für ein reibungsloses Gästeerlebnis und verbessern die Sicherheitsprotokolle.

Dieser Leitfaden führt Sie durch Besuchermanagementsysteme, warum sie wichtig sind und wie sie funktionieren. Wir werden die verschiedenen Typen untersuchen und uns die besten Lösungen ansehen, um Ihnen zu helfen, die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden. Dann liegt es an Ihnen, zu entscheiden.

Was ist ein Besuchermanagementsystem?

Ein Besuchermanagementsystem ist eine digitale Lösung, die den Prozess der Begrüßung, Anmeldung, Verfolgung und Abmeldung von Gästen in einem Gebäude automatisiert und verwaltet.

Es ersetzt manuelle Prozesse (z. B. handgeschriebene Anmeldeformulare) durch ein sicheres, effizientes und professionelles digitales Erlebnis.

Worauf Sie bei einem Besuchermanagementsystem achten sollten

Um das richtige Besuchermanagementsystem auszuwählen, müssen Sie mehrere Bereiche berücksichtigen. Vergleichen Sie die Vorteile der einzelnen Systeme mit Ihrer Liste Funktionen, die man unbedingt haben muss. Hier sind die wichtigsten Kriterien, die es zu beachten gilt:

• Einfache Bedienung: Das System sollte sowohl für Besucher als auch für Mitarbeiter intuitiv sein. Und automatisierter Check-In-Prozess für Gäste und ein einfach zu verwaltendes Dashboard für Ihr Rezeptionsteam sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Skalierbarkeit: Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollte auch Ihr System wachsen. Suchen Sie nach einer Lösung, die das gestiegene Besucheraufkommen, zusätzliche Standorte und sich ändernde Sicherheitsanforderungen bewältigen kann, ohne bei Null anfangen zu müssen.
• Integrationen: Ein effektives System funktioniert nicht in einem Silo. Es sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden Zutrittskontrollsysteme, Personalverzeichnisse, Kalender und Plattformen für Notfallbenachrichtigungen integrieren lassen.
• Datenschutz: Besuchermanagementsysteme erfassen personenbezogene Daten, daher sind robuste Datenschutzfunktionen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich. Vergewissern Sie sich, dass das System eine sichere Datenspeicherung sowie klare Einwilligungs- und Aufbewahrungsrichtlinien bietet.
• Unterstützung: Exzellenter Kundensupport wird immer hilfreich sein. Dies kann Unterstützung bei der Einrichtung und Schulung sowie laufenden technischen Support beinhalten.
• Bereitstellungsmodell: Je nach Ihren Bedürfnissen und Zielen stehen drei Bereitstellungstypen zur Auswahl.
  • On-Premise-Systeme werden auf Ihren lokalen Servern installiert und verwaltet. Sie bieten ein Höchstmaß an Kontrolle und Anpassung und sind ideal für Unternehmen mit spezifischen regulatorischen Anforderungen oder einer robusten IT-Infrastruktur.
  • Cloud-basierte Systeme werden vom Anbieter gehostet und verwaltet und sind über das Internet zugänglich. Sie bieten Flexibilität, Skalierbarkeit, automatische Updates und niedrigere Vorabkosten, weshalb sie aufgrund ihrer Agilität beliebt sind.
  • Hybride Lösungen Kombinieren Sie Elemente aus beiden und speichern Sie die Kerndaten häufig aus Compliance-Gründen vor Ort und nutzen Sie gleichzeitig die Vorteile der Cloud.

Die fünf besten Besuchermanagementsysteme des Jahres 2025

Nachdem wir nun einige der wichtigsten Funktionen von Besuchermanagement-Plattformen kennen, vergleichen wir fünf der führenden Anbieter im Jahr 2025:

1. Acre-Sicherheit

Acre Security bietet umfassende, integrierte Besuchermanagementlösungen für ein reibungsloses Gästeerlebnis und robuste physische Sicherheit. Es besteht aus einer einheitlichen Plattform, die verbindet Besuchermanagement mit breiterem Zutrittskontrolle und andere physische Sicherheitssysteme für einen ganzheitlichen, vielschichtigen Ansatz.

• Idealer Anwendungsfall: Mittlere bis große Unternehmen legen Wert auf integrierte physische Sicherheit, optimierte Abläufe und die zentrale Verwaltung von Besuchern und Inhabern von Langzeitzugriffen an einem oder mehreren Standorten. Es eignet sich besonders für Unternehmen, die skalierbare, zuverlässige Lösungen benötigen.
• Profis: Starke Integrationsmöglichkeiten in die bestehende Sicherheitsinfrastruktur, Fokus auf ein einheitliches Sicherheitsökosystem, das für verschiedene Unternehmensgrößen hochgradig skalierbar ist, robuste Berichts- und Compliance-Funktionen, unterstützt durch dediziertes Sicherheitsexpertise.
• Nachteile: Als umfassende Sicherheitsplattform bietet sie möglicherweise mehr Funktionen, als ein kleines Unternehmen mit minimalen Sicherheitsanforderungen nutzen könnte.

2. Gesandter

Envoy ist ein beliebtes cloudbasiertes Besuchermanagementsystem, das für seine intuitive Benutzeroberfläche und den starken Fokus auf das Benutzererlebnis bekannt ist. Es bietet Funktionen für die Besucheranmeldung, Host-Benachrichtigungen und die Verwaltung der Paketzustellung, um eine einladende und effiziente Front-Desk-Umgebung zu schaffen.

• Idealer Anwendungsfall: Moderne Büros, Technologieunternehmen und Unternehmen, die Wert auf Design, Benutzerfreundlichkeit und ein reibungsloses Besuchererlebnis legen. Es eignet sich gut für Unternehmen, die den Empfang optimieren möchten und bei denen umfangreiche physische Sicherheitsintegrationen nicht im Vordergrund stehen.
• Vorteile: Hervorragende Benutzeroberfläche, schnelle Einrichtung, gute Benachrichtigungsfunktionen für Gastgeber und Funktionen zur Arbeitsplatzverwaltung, die nicht nur für Besucher geeignet sind.
• Nachteile: Tiefere Integrationen mit komplexen physischen Zutrittskontrollsystemen erfordern möglicherweise spezielle Add-Ons oder kundenspezifische Anpassungen. Es ist möglicherweise nicht die beste Wahl für stark regulierte Umgebungen.

3. Eptura Visitor (früher Proxyclick)

Eptura Visitor bietet eine robuste und hochgradig anpassbare Besuchermanagement-Plattform, die sich an größere Unternehmen mit komplexen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen richtet. Sie bietet erweiterte Funktionen für die Verwaltung mehrerer Standorte, eine detaillierte Besucherkontrolle und umfangreiche Berichterstattung.

• Idealer Anwendungsfall: Große Unternehmen, multinationale Organisationen und Unternehmen in regulierten Branchen (wie Finanzen oder Pharmaindustrie), die umfassende Compliance-Funktionen, detaillierte Prüfprotokolle und die Fähigkeit benötigen, komplexe Besucherabläufe an zahlreichen Standorten zu verwalten.
• Vorteile: Hoher Anpassungsgrad, starke Compliance-Funktionen, hervorragend für die Verwaltung mehrerer Standorte, detaillierte Berichterstattung und Prüfung, Integration in viele Unternehmenssysteme.
• Nachteile: Kann aufgrund seiner umfangreichen Funktionen eine steilere Lernkurve haben, kann für kleinere Unternehmen aufgrund seiner Unternehmensorientierung kostspieliger sein.

4. Nach oben gewischt

SwipedOn ist ein benutzerfreundliches und hoch bewertetes Besuchermanagementsystem, das sich auf Einfachheit und Effizienz konzentriert. Es bietet Kernfunktionen wie Besucheranmeldung, Mitarbeiteranmeldung und Auftragnehmerverwaltung, sodass Sie alle Personen vor Ort leicht verfolgen können.

• Idealer Anwendungsfall: Kleine bis mittlere Unternehmen, Schulen und Büros, die nach einer benutzerfreundlichen, cloudbasierten Lösung suchen, die grundlegende Anforderungen an das Besuchermanagement ohne überwältigende Komplexität abdeckt. Sie wird oft für ihre Erschwinglichkeit gelobt.
• Vorteile: Sehr intuitiv und einfach einzurichten, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, zuverlässige Kernfunktionen, inklusive Mitarbeiteranmeldung.
• Nachteile: Möglicherweise fehlen einige der fortschrittlichen Sicherheitsintegrationen oder hochspezialisierten Anpassungsoptionen, die von großen Unternehmen oder Hochsicherheitseinrichtungen benötigt werden.

5. Mit freundlichen Grüßen

Greetly ist ein anpassbares virtuelles Rezeptions- und Besuchermanagementsystem, das darauf abzielt, ein berührungsloses, effizientes und markenspezifisches Check-in-Erlebnis zu bieten. Es bietet eine Vielzahl von Anpassungsoptionen für Branding und Workflows.

• Idealer Anwendungsfall: Büros, Coworking-Spaces und Unternehmen, die ein modernes, professionelles Check-in-Erlebnis ohne fremde Hilfe bieten möchten. Es ist beliebt für seine Flexibilität in Bezug auf Branding und Besuchertypen.
• Vorteile: Hohe Anpassungsfähigkeit für Branding und Arbeitsabläufe, starker Fokus auf virtuelle Rezeptionistenfunktionen, hervorragend für kontaktloses Einchecken, unterstützt verschiedene Besuchertypen.
• Nachteile: Es ist zwar sehr benutzerfreundlich, bietet aber möglicherweise nicht die gleiche Tiefe an physischen Sicherheits-, Integrations- oder Compliance-Funktionen wie dedizierte Physische Sicherheitsplattformen der Enterprise-Klasse.

Funktionsvergleich: Was zeichnet diese Tools aus?

So wählen Sie das richtige Besuchermanagementsystem für Ihre Bedürfnisse aus

Wenn Sie ein Produkt von der Stange nehmen, erhalten Sie nicht das System, das Sie wirklich benötigen. Stattdessen sollten Sie mit einer gründlichen und strategischen Bewertung Ihrer Bedürfnisse beginnen.

Beurteilen Sie die Funktionsanforderungen

Führen Sie zunächst die wichtigsten Funktionen auf, die Ihr Unternehmen benötigt, und decken Sie Funktionen wie die folgenden ab:

• Robuste ID-Überprüfung
• Signieren digitaler Dokumente (z. B. für NDAs)
• Integration mit bestehenden Zutrittskontrollsystemen
• Fernzugriff

Wie Sie diese priorisieren, hängt von Ihren Sicherheits- und Betriebszielen sowie von etwaigen Budgetbeschränkungen ab.

Erwägen Sie Skalierbarkeit

Wie viele Besucher erwarten Sie täglich oder monatlich? Haben Sie mehrere Standorte oder planen Sie eine zukünftige Erweiterung?

Es ist wichtig, ein System zu wählen, das Ihren aktuellen und prognostizierten Besucherverkehr ohne Leistungsprobleme oder größere Überholungen bewältigen kann.

Bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit

Ein System sollte für jeden Gast intuitiv sein und den Check-in schnell und angenehm gestalten. Gleichzeitig muss es für Ihre Rezeption und Ihr Sicherheitspersonal einfach sein, den täglichen Betrieb zu verwalten, wodurch der Schulungsaufwand reduziert und eine hohe Akzeptanz gewährleistet wird.

Integrationen mit bestehenden Tools

Besuchermanagement ist am effektivsten, wenn es Teil eines größeren Ökosystems ist. Welches System Sie auch wählen, es ist von Vorteil, wenn es mit den physischen Zutrittskontroll-, Personal- und Kalendersystemen Ihres Gebäudes verbunden ist.

Compliance und Datenschutz

Wenn Sie täglich personenbezogene Daten von Hunderten von Personen erheben, müssen Sie Ihre gesetzlichen Pflichten in Bezug auf deren Speicherung und Verarbeitung (regional und branchenspezifisch) kennen. Ihr System muss diese Standards unterstützen und Funktionen wie sichere Datenverschlüsselung, Einholung von Einwilligungen und Richtlinien zur Datenspeicherung bieten.

Warum Acre Visitor Management im Jahr 2025 die erste Wahl ist

Acre Security zeichnet sich 2025 durch seine nahtlose, sichere und integrierte Lösung als führendes Besuchermanagementsystem aus.

Was Acre auszeichnet, ist unser einheitliches Ökosystem. Anstatt Besucher nur isoliert zu verwalten, arbeitet die Besucherverwaltungsplattform von Acre mit Zutrittskontroll- und physischen Sicherheitssystemen zusammen, um einen unvergleichlichen Schutz zu gewährleisten. Die Sicherheit wird optimiert und skalierbar, unabhängig davon, ob Sie eine Rezeption oder Dutzende von Standorten verwalten müssen.

Ein intuitives und professionelles Gasterlebnis mit schnellen und einfachen Check-ins und Tools für Screening, Benachrichtigung und Echtzeit-Tracking — wir können das alles für Sie erledigen.

Dann ist es auch eine großartige finanzielle Entscheidung. Überzeugen Sie sich selbst von den möglichen Einsparungen, indem Sie unsere nutzen ROI-Rechner für Besuchermanagement.

Viel mehr als ein Logbuch

Bei der Wahl des richtigen Besuchermanagementsystems geht es nicht nur darum, Aufzeichnungen zu führen, sondern auch um Schutz, betriebliche Effizienz und die Schaffung eines großartigen Gästeerlebnisses.

Die besten Systeme bieten eine leistungsstarke Mischung aus Sicherheitsfunktionen, nahtloser Integration und benutzerfreundlichem Design. Wenn Sie die richtige Wahl treffen, können Sie Ihre Rezeption von einem Engpass in einen Ort der Sicherheit und des herzlichen Empfangs verwandeln.

Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch über Ihre Sicherheitsanforderungen.