Acre Visitor Management presenta a la recepcionista virtual
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Redefiniendo la experiencia de los visitantes del lugar de trabajo con innovación
La innovación está cambiando la forma en que las empresas gestionan las interacciones en el lugar de trabajo, y Acre Visitor Management continúa liderando el cambio con el lanzamiento de la recepcionista virtual. Esta innovadora herramienta reinventa las áreas de recepción al combinar tecnología avanzada con una conexión humana genuina, garantizando que todos los huéspedes se sientan bienvenidos y apoyados.
Para explorar este avance, hablamos con Brígida Machovec, director de producto de Acre Visitor Management, quien compartió sus ideas sobre por qué la recepcionista virtual está lista para transformar la gestión de visitantes en el lugar de trabajo.
¿Qué es la recepcionista virtual?
La recepcionista virtual está diseñada para brindar una experiencia de recepción fluida y centrada en las personas, a la vez que mejora la eficiencia. Esta solución, que se implementa a través de quioscos elegantes, permite a los visitantes del lugar de trabajo registrarse, obtener asistencia en tiempo real y acceder a información crítica, todo ello mediante una interacción remota y en vivo.
Es como tener un conserje disponible las 24 horas. En lugar de estar presentes físicamente, están a solo un botón de distancia y se puede acceder a ellos a través de una interfaz de videollamada de alta calidad. -Bridget Machovec, directora de producto de Acre Visitor Management
Esto no solo optimiza los recursos del lugar de trabajo, sino que garantiza que los visitantes nunca queden desatendidos, independientemente de la hora o el lugar.
Conexión humana, no automatización
Al escuchar «recepcionista virtual», muchos imaginan interacciones robóticas o automatizadas anónimas, incluidos chatbots frustrantes y sistemas automatizados que hacen que los usuarios se sientan más alienados que asistidos. La recepcionista virtual de Acre desafía este estereotipo al centrarse en la interacción humana por encima de todo.
«No se trata de reemplazar a las personas por máquinas», enfatiza Bridget.
Nuestra recepcionista virtual se basa en el principio de la conexión humana. Se trata de extender la interacción humana de una manera que sea accesible y escalable, eficiente y disponible, sin importar dónde o cuándo se necesite asistencia.
En lugar de confiar en un chatbot impersonal con guion, los visitantes del lugar de trabajo pueden conectarse con una persona real a través de una videollamada de alta calidad. Este enfoque mejora la experiencia de los visitantes al reemplazar los sentimientos de ansiedad o confusión por claridad y confianza, lo que garantiza que cada interacción siga siendo personal y significativa.
Bridget comparte un ejemplo: «Imagina entrar al vestíbulo de un lugar de trabajo a altas horas de la noche y encontrarlo vacío. En lugar de sentirte perdido o ansioso, puedes pulsar un botón en nuestro quiosco de bonito diseño e inmediatamente ponerte en contacto con alguien que sepa exactamente cómo ayudarte».
Esta combinación de tecnología y cuidado personal elimina las barreras y ofrece una experiencia receptiva, atractiva y cálida.
How work
La recepcionista virtual redefine las expectativas del lugar de trabajo desde el momento en que un visitante entra en el vestíbulo. En lugar de un escritorio sin personal o una desconcertante pantalla de autoservicio, interactúan con un elegante quiosco con una interfaz intuitiva.
«Cada interacción se ha diseñado pensando en la simplicidad», explica Bridget.
Si un visitante tiene problemas o preguntas, solo tiene que pulsar «Llamar al recepcionista» y una persona real estará ahí al instante para ayudarlo.
A través de una transmisión en vivo, la recepcionista remota puede acceder de inmediato a los detalles de registro del visitante y ofrecer orientación paso a paso. El sistema garantiza que el apoyo en el lugar de trabajo sea sencillo y personal, ya sea que les dirija a la habitación correcta o les ayude en caso de denegación del registro de entrada.
Esto es particularmente valioso para las empresas que gestionan varios lugares de trabajo, como bienes raíces comerciales, o que operan en regiones con un bajo volumen de visitantes, donde es posible que no sea posible mantener al personal in situ.
Los beneficios clave
- Servicio personalizado: A diferencia de los sistemas automatizados tradicionales, la recepcionista virtual ofrece una experiencia que se adapta a cada huésped. «Los visitantes saben que están hablando con alguien que entiende sus necesidades únicas y que está ahí para ofrecer soluciones significativas», afirma Bridget.
- Disponibilidad ininterrumpida: Los lugares de trabajo modernos a menudo funcionan más allá de los horarios de 9 a 5. La recepcionista virtual ofrece disponibilidad continua, lo que hace que la recepción las 24 horas del día sea una realidad sin aumentar los costos.
- Costos efficiency: Al utilizar recepcionistas remotos para supervisar varios lugares de trabajo simultáneamente, las organizaciones pueden reducir los gastos y, al mismo tiempo, mantener una gestión de visitantes de alta calidad.
- Alcance global: «Su recepcionista podría estar ubicada en la soleada ciudad de Orlando, Florida, mientras atiende a las personas en un sitio en la Antártida», señala Bridget. «Ese nivel de flexibilidad no tiene parangón».
- Cumplimiento de seguridad de datos: Con configuraciones que cumplen con el RGPD y un control administrativo completo sobre los flujos de trabajo, los permisos y los datos de los visitantes, las empresas pueden confiar en que el sistema cumple con los estándares de seguridad más altos.
Abordar las preocupaciones de manera proactiva
La introducción de nuevas tecnologías a menudo plantea dudas. Entre las dudas más frecuentes figuran las relacionadas con la calidad del vídeo, la complejidad de la configuración o la fiabilidad técnica. Acre ha abordado meticulosamente estos posibles reveses.
Nuestro equipo llevó a cabo rigurosas pruebas para garantizar un rendimiento impecable, desde reducir la latencia hasta garantizar la claridad audiovisual, asegura Bridget.
Para quienes se preocupan por la implementación, agrega: «Hemos diseñado el proceso de implementación para que sea lo más sencillo posible, con pautas detalladas y una integración perfecta de hardware y software».
¿Aún no estás seguro? Acre ofrece demostraciones en vivo a partir de enero de 2025 para que los clientes potenciales puedan experimentar la tecnología de primera mano.
Construyendo un futuro centrado en el ser humano
En esencia, la recepcionista virtual hace hincapié en mejorar no solo la eficiencia operativa sino también el bienestar emocional de los visitantes del lugar de trabajo.
«Todos hemos estado en situaciones en las que nos sentimos fuera de lugar: en una oficina desconocida, sin saber el idioma o los protocolos», reflexiona Bridget.
El objetivo de la recepcionista virtual es eliminar esa incertidumbre y hacer que todos los visitantes del lugar de trabajo se sientan apoyados.
Este enfoque en la experiencia emocional del visitante diferencia la solución de Acre de los sistemas tradicionales de gestión de visitantes. No se trata solo de eficiencia, sino de crear un entorno de trabajo acogedor y centrado en las personas.
A vision for the tomorrow
Disponible ahora, la recepcionista virtual se puede integrar fácilmente en los quioscos de gestión de visitantes de Acre existentes, lo que garantiza una actualización perfecta para los usuarios existentes.
«No solo estamos creando productos; estamos fomentando las relaciones. La recepcionista virtual encarna la dedicación de Acre a la innovación y la confianza de los clientes», señala Bridget.
Reflexiones finales
La recepcionista virtual de Acre representa más que un progreso tecnológico: es el futuro de la gestión de visitantes en el lugar de trabajo. Al combinar tecnología avanzada con una interacción humana sincera, Acre sigue elevando el listón y estableciendo un nuevo estándar para la gestión de la recepción en el lugar de trabajo.
Para las empresas que buscan mejorar la eficiencia, reducir los costos y ofrecer experiencias superiores a los visitantes del lugar de trabajo, el Recepcionista virtual es la respuesta.
«Queremos que todos los visitantes se sientan reconocidos, valorados y verdaderamente atendidos», concluye Bridget. «Porque eso es lo que diferencia a las grandes empresas del resto».
Estén atentos para recibir más actualizaciones a medida que lanzamos esta extraordinaria solución para el lugar de trabajo.
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