Acre Visitor Management présente la réceptionniste virtuelle

Redéfinir l'expérience des visiteurs sur le lieu de travail grâce à l'innovation

L'innovation redéfinit la façon dont les entreprises gèrent les interactions sur le lieu de travail, et Acre Visitor Management continue de mener le changement avec le lancement de la réceptionniste virtuelle. Cet outil révolutionnaire réimagine les espaces de réception en associant une technologie de pointe à une véritable connexion humaine, garantissant ainsi à chaque client le sentiment d'être accueilli et soutenu.

Pour explorer cette avancée, nous sommes entretenus avec Bridget Machovec, directeur des produits pour la gestion des visiteurs d'Acre, qui a expliqué pourquoi la réceptionniste virtuelle est prête à transformer la gestion des visiteurs sur le lieu de travail.

Qu'est-ce que la réceptionniste virtuelle ?

La réceptionniste virtuelle est conçue pour offrir une expérience de réception fluide et centrée sur l'humain, tout en améliorant l'efficacité. Déployée via des bornes élégantes, cette solution permet aux visiteurs du lieu de travail de s'enregistrer, d'obtenir une assistance en temps réel et d'accéder à des informations critiques, le tout via une interaction à distance et en direct.

C'est comme avoir un concierge disponible 24 heures sur 24. Au lieu d'être présents physiquement, ils sont accessibles par un simple bouton via une interface d'appel vidéo de haute qualité. -Bridget Machovec, directrice des produits chez Acre Visitor Management

Cela permet non seulement d'optimiser les ressources sur le lieu de travail, mais aussi de garantir que les visiteurs ne sont jamais laissés sans surveillance, quels que soient l'heure ou le lieu.

Connexion humaine, pas d'automatisation

Lorsqu'ils entendent « réceptionniste virtuelle », beaucoup imaginent une automatisation anonyme ou des interactions robotiques, notamment des chatbots frustrants et des systèmes automatisés qui font que les utilisateurs se sentent plus aliénés qu'assistés. La réceptionniste virtuelle d'Acre remet en question ce stéréotype en mettant l'accent sur l'interaction humaine avant tout.

« Il ne s'agit pas de remplacer les personnes par des machines », souligne Bridget.

Notre réceptionniste virtuelle repose sur le principe de la connexion humaine. Il s'agit d'étendre l'interaction humaine d'une manière à la fois accessible et évolutive, efficace et disponible, peu importe où et quand une assistance est requise.

Au lieu de s'appuyer sur un chatbot impersonnel et scénarisé, les visiteurs du lieu de travail peuvent entrer en contact avec une personne réelle par le biais d'un appel vidéo de haute qualité. Cette approche améliore l'expérience des visiteurs en remplaçant les sentiments d'anxiété ou de confusion par la clarté et la confiance, garantissant ainsi que chaque interaction reste personnelle et significative.

Bridget donne un exemple : « Imaginez que vous entrez dans le hall d'un lieu de travail tard dans la nuit et que vous le trouvez vide. Au lieu de vous sentir perdu ou anxieux, vous pouvez appuyer sur un bouton de notre kiosque magnifiquement conçu et entrer immédiatement en contact avec quelqu'un qui sait exactement comment vous aider. »

Cette combinaison de technologie et de soins personnels élimine les obstacles et offre une expérience réactive, engageante et chaleureuse.

Comment ça marche

La réceptionniste virtuelle redéfinit les attentes sur le lieu de travail dès qu'un visiteur entre dans le hall. Au lieu d'un bureau sans personnel ou d'un écran en libre-service déconcertant, ils interagissent avec une borne élégante dotée d'une interface intuitive.

« Chaque interaction a été conçue dans un souci de simplicité », explique Bridget.

Si un visiteur rencontre des problèmes ou des questions, il lui suffit d'appuyer sur « Appeler la réceptionniste » et une personne réelle est là instantanément pour l'aider.

Grâce à un flux en direct, la réceptionniste à distance peut accéder immédiatement aux informations d'enregistrement du visiteur et proposer des conseils étape par étape. Qu'il s'agit de les orienter vers la bonne chambre ou de les aider en cas de refus d'enregistrement, le système garantit que l'assistance sur le lieu de travail reste personnalisée et sans effort.

Cela est particulièrement utile pour les entreprises qui gèrent plusieurs lieux de travail, tels que l'immobilier commercial, ou qui opèrent dans des régions à faible volume de visiteurs, où le maintien du personnel sur place peut ne pas être possible.

Les principaux avantages

3. Service personnalisé: Contrairement aux systèmes automatisés traditionnels, la réceptionniste virtuelle propose une expérience adaptée à chaque client. « Les visiteurs savent qu'ils s'adressent à quelqu'un qui comprend leurs besoins uniques et qui est là pour leur proposer des solutions pertinentes », explique Bridget.
4. Disponibilité 24h/24 et 7j/7 Les lieux de travail modernes fonctionnent souvent au-delà des horaires de 9 heures à 17 heures. La réceptionniste virtuelle offre une disponibilité continue, ce qui permet de faire de la réception 24 heures sur 24 une réalité sans augmenter les coûts.
5. Rendement : En faisant appel à des réceptionnistes à distance pour superviser plusieurs lieux de travail simultanément, les organisations peuvent réduire leurs dépenses tout en maintenant une gestion des visiteurs de haute qualité.
6. Portée mondiale : « Votre réceptionniste pourrait être située sous le soleil d'Orlando, en Floride, alors qu'elle vient en aide à des personnes sur un site en Antarctique », note Bridget. « Ce niveau de flexibilité est sans précédent ».
7. Conformité à la sécurité des données : Grâce à des configurations conformes au RGPD et à un contrôle administratif complet des flux de travail, des autorisations et des données des visiteurs, les entreprises peuvent être sûres que le système répond aux normes de sécurité les plus strictes.

Répondre aux préoccupations de manière proactive

L'introduction de nouvelles technologies soulève souvent des questions. Les doutes les plus courants concernent la qualité vidéo, la complexité de la configuration ou la fiabilité technique. Acre a méticuleusement fait face à ces revers potentiels.

Notre équipe a effectué des tests rigoureux pour garantir des performances sans faille, qu'il s'agit de réduire la latence ou de garantir la clarté audiovisuelle, assure Bridget.

Pour ceux qui sont préoccupés par la mise en œuvre, elle ajoute : « Nous avons conçu le processus de déploiement pour qu'il soit aussi simple que possible, avec des directives détaillées et une intégration matérielle-logicielle fluide ».

Vous n'êtes toujours pas sûr ? Acre propose des démonstrations en direct à partir de janvier 2025 afin que les clients potentiels puissent découvrir la technologie de première main.

Bâtir un avenir centré sur l'humain

La réceptionniste virtuelle met essentiellement l'accent sur l'amélioration non seulement de l'efficacité opérationnelle, mais également du bien-être émotionnel des visiteurs du lieu de travail.

« Nous avons tous été confrontés à des situations où nous ne nous sentions pas à notre place, dans un bureau inconnu, dans l'incertitude quant à la langue ou aux protocoles », explique Bridget.

La réceptionniste virtuelle vise à éliminer cette incertitude et à faire en sorte que chaque visiteur du lieu de travail se sente soutenu.

Cette focalisation sur l'expérience émotionnelle du visiteur distingue la solution d'Acre des systèmes de gestion des visiteurs traditionnels. Il ne s'agit pas seulement d'efficacité, il s'agit de créer un environnement de travail accueillant et centré sur l'humain.

Une vision pour demain

Disponible dès maintenant, la réceptionniste virtuelle peut être facilement intégrée aux bornes de gestion des visiteurs d'Acre existantes, garantissant ainsi une mise à niveau fluide pour les utilisateurs existants.

« Nous ne nous contentons pas de créer des produits ; nous favorisons les relations. La réceptionniste virtuelle incarne le dévouement d'Acre à l'innovation et à la confiance des clients », remarque Bridget.

Réflexions finales

La réceptionniste virtuelle d'Acre représente bien plus qu'un progrès technologique : c'est l'avenir de la gestion des visiteurs sur le lieu de travail. En associant une technologie de pointe à une interaction humaine sincère, Acre continue de placer la barre le plus haut et établit une nouvelle norme en matière de gestion de l'accueil sur le lieu de travail.

Pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur efficacité, réduire leurs coûts et offrir des expériences de qualité supérieure à leurs visiteurs sur leur lieu de travail, le Réceptionniste virtuelle est la réponse.

« Nous voulons que chaque visiteur se sente remarqué, valorisé et vraiment pris en charge », conclut Bridget. « Parce que c'est ce qui distingue les grandes entreprises des autres ».

Restez à l'affût des mises à jour à mesure que nous déployons cette solution remarquable pour l'environnement de travail.