¿Cómo mejora un sistema de gestión de visitantes la seguridad y el cumplimiento?

En su libro Connecting the Dots, John Chambers, reconocido asesor de capital de riesgo y economía digital para empresas y gobiernos de todo el mundo, insta a las organizaciones a «tratar cada cliente y cada encuentro como una oportunidad para recopilar datos y aprender».

Es esta premisa la que lo ha llevado a transformar la suerte de una empresa en una de las mejores historias tecnológicas de todos los tiempos, aumentando sus ingresos de 1.200 millones de dólares a 47 000 millones de dólares en un período de 20 años.

Las buenas relaciones con los clientes necesitan una fuerte conexión humana. Son el corazón de cada historia de éxito. Pero el «éxito» depende de la confianza, y una de las maneras más poderosas de ganarla es garantizando que los empleados y visitantes se sientan protegidos en el entorno físico. Por no hablar de la protección de todos los activos e información confidencial de forma segura y conforme a las normas.

¿Humanos contra robots?

La idea de racionalizar las operaciones de recepción mediante la sustitución de los registros de visitantes tradicionales con lápiz y papel por una alternativa electrónica de acceso controlado hace que algunas organizaciones se sientan un poco incómodas.

Quienes se oponen al uso de la tecnología de recepción informan que temen que la automatización del registro de visitantes elimine la conexión humana que tienen con los visitantes y los empleados a diario.

Es una preocupación comprensible la que escuchamos, pero que se puede superar fácilmente. Sustituir los sistemas de control de acceso físico por un sistema electrónico de gestión de visitantes de hecho, puede mejorar la experiencia del cliente. Para ello, mejora la eficiencia, aumenta la responsabilidad y proporciona datos para mejorar aún más la seguridad organizacional existente.

De hecho, consideremos el primero de estos puntos: la eficiencia. Los procesos tradicionales de registro de visitantes tardan entre dos y tres minutos en completarse. Por el contrario, con una solución de gestión de visitantes como tableta, quiosco sin contacto o escáner QR, los tiempos de registro se reducen entre 25 y 30 segundos.

Puede que no parezca mucho, pero si su organización necesita procesar 100 visitantes en su recepción cada día, por ejemplo, se ahorra casi una hora de tiempo de procesamiento simplemente al usar un sistema de administración de visitantes, o 11 días completos a lo largo de un año laboral.

Este es un punto importante en lo que respecta a los puntos segundo y tercero sobre responsabilidad y seguridad, que también incluyen el cumplimiento.

Proteger los activos y los datos y garantizar el cumplimiento

Los medios de comunicación están repletos de historias de organizaciones que han sufrido un ciberataque que ha provocado la pérdida de los datos personales de sus clientes. Se habla menos del número de casos en los que personas obtienen acceso no autorizado al entorno físico de una organización y acceden a los activos y datos de esa manera.

Mediante un sistema de gestión de visitantes personalizado, las organizaciones pueden identificar, rastrear y monitorear la actividad de los visitantes en tiempo real. Esto permite a los equipos de seguridad garantizar que los visitantes no tengan acceso a áreas sensibles.

También puede proporcionar información valiosa sobre cómo la organización puede mejorar sus protocolos de seguridad, como aumentar la cantidad de personal de seguridad que se ocupa de las áreas comunes del edificio.

Por otro lado, estos sistemas también sirven para proteger a todos los visitantes de que su información personal sea visible para cualquier otra persona.

Los sistemas de control de acceso manual, como los libros de visitas, pueden dejar expuestos los datos de las personas y, cuanta más información deban proporcionar los visitantes, mayor será el riesgo de que la organización infrinja el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), por ejemplo.

NIS2, una nueva ley de ciberseguridad

Sin embargo, lo que antes era bueno tenerlo ahora es imprescindible. ¿Está al tanto de la inminente implementación de la NIS2, una nueva ley de ciberseguridad? Esta regulación exigirá que todas las empresas con sede en Europa, independientemente de su tamaño, las entidades gubernamentales, los proveedores de atención médica, las instituciones financieras y las empresas internacionales que comercian con empresas de la UE, cumplan con sus disposiciones.

La directiva NIS2 incluye requisitos de seguridad, obligaciones de presentación de informes y requisitos de cumplimiento más estrictos. El objetivo de NIS2 es salvaguardar la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información digital en un mundo cada vez más interconectado. Para las empresas que no cumplan con las normas, la multa puede ascender hasta los 10 millones de euros o el 2% de la facturación mundial anual de la empresa, lo que sea mayor. Es importante reiterar que las empresas de cualquier tamaño deben revisar sus protocolos de seguridad, especialmente en el proceso de gestión de visitantes.

Los sistemas de administración de visitantes ayudan a las organizaciones a cumplir con las diversas regulaciones y estándares que deben cumplir simplemente al proporcionar una forma segura y auditable de administrar el acceso de los visitantes. Las organizaciones se enfrentan a una presión continua para mejorar la seguridad empresarial y garantizar que cumplen con las normativas más recientes. Puede ser un campo minado, ya que lleva a los líderes organizacionales y a sus equipos de seguridad a replantearse sus sistemas de control de acceso actuales para determinar si realmente son capaces de proporcionar el nivel de seguridad que exigen sus empleados, visitantes y clientes. O si es necesario cambiar su perspectiva sobre la seguridad y las posibles soluciones que se necesitan.

No es una conversación fácil de mantener cuando los sistemas existentes parecen ser útiles para la organización hasta la fecha, pero es un debate que debe llevarse a cabo. Los métodos tradicionales aún tienen ventajas, especialmente en lo que respecta a la conexión humana.

Sin embargo, invertir en un sistema de gestión de visitantes ofrece algo más que una simple reducción de los costos administrativos lograda a través de una mayor eficiencia operativa, sino que proporciona a las organizaciones ese elemento intangible al que nunca se le puede asignar un precio: la tranquilidad.

Un aspecto fundamental de todo lo que hacemos como empresa es entender cómo garantizar que ganamos y conservamos la confianza de nuestros clientes en cada punto de contacto. Son sus puntos de vista los que conducen a tomar mejores decisiones, sus prioridades las que ayudan a desarrollar mejores productos y su éxito es lo que determina el nuestro.

Acerca de la seguridad de Acre

Acre Security es líder mundial en la entrega de soluciones de seguridad física y digital resilientes para todas las empresas. Mantener a su personal, sus instalaciones y sus datos seguros es tan importante para nosotros como lo es para usted. Protegemos sus valiosos activos con una cartera única de soluciones en la nube, locales e híbridas.

Acre Security ofrece una amplia gama de soluciones que incluyen soluciones de control de acceso, administración de visitantes, intrusión, lugar de trabajo, transmisión y conectividad, todas alojadas de la manera que más le convenga. Desde 2012, nos hemos centrado en impulsar las iniciativas de seguridad para ofrecer soluciones personalizadas, sólidas y preparadas para el futuro a decenas de miles de personas en todo el mundo. Al trabajar en los ámbitos de la banca, la educación, la sanidad, la industria farmacéutica, el comercio minorista y más, brindamos a nuestros clientes la tranquilidad de saber que sus datos, oficinas y empleados permanecerán seguros.

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