Guida alla conformità al GDPR blu brillante e blu chiaro

Le soluzioni e i prodotti Vanderbilt consentono ai clienti di gestire ed elaborare i dati personali in modo tale da soddisfare i requisiti del GDPR. Questa guida ha lo scopo di aiutare e supportare i nostri clienti nella valutazione della loro disponibilità ad adempiere alle proprie responsabilità e obblighi nei confronti delle nuove normative.

Panoramica

La protezione dei dati è un diritto fondamentale in base al quale ogni individuo ha il diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano. Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è applicabile dal 25 maggio 2018 ed è progettato per dare alle persone un maggiore controllo sui propri dati personali. Esiste una serie di norme per l'intera UE, che può essere integrata in alcune aree dalla legislazione nazionale.

Il GDPR impone obblighi alle aziende o alle organizzazioni che raccolgono, utilizzano ed elaborano dati personali. Al centro del GDPR c'è l'obbligo per le organizzazioni e le aziende di essere completamente trasparenti su come utilizzano e proteggono i dati personali e di essere in grado di dimostrare la responsabilità per le proprie attività di trattamento dei dati. Tali dati devono essere trattati in modo equo per scopi specifici e sulla base del consenso della persona interessata o di qualche altra base legittima prevista dalla legge.

Sebbene Vanderbilt offra ai clienti funzionalità di prodotto flessibili e intuitive per facilitare la conformità alle nuove normative, l'organizzazione Vanderbilt non raccoglie, controlla, utilizza o elabora i dati personali presenti nei prodotti Vanderbilt on-premise. Pertanto, è ruolo e responsabilità del titolare e del responsabile del trattamento dei dati personali garantire il rispetto degli obblighi previsti dal GDPR.

In caso di dubbi o dubbi sull'identità del titolare e/o del responsabile del trattamento, in ogni caso, è necessario consultare il proprio consulente legale.

Cosa sono i dati personali?

Con il termine «dati personali» si intende qualsiasi informazione relativa a una persona vivente identificata o identificabile.

Una persona è identificabile se può essere identificata direttamente o indirettamente utilizzando un «identificatore». Il GDPR fornisce esempi di identificatori, tra cui nomi, numeri di identificazione e dati sulla posizione. Una persona può anche essere identificabile facendo riferimento a fattori specifici della sua identità, come fattori fisici, genetici o culturali.

I dati personali che sono stati resi anonimi, crittografati o pseudonimizzati ma che possono essere utilizzati per identificare nuovamente una persona rimangono dati personali e rientrano nell'ambito di applicazione del GDPR. Se i dati personali sono stati resi anonimi in modo tale che l'individuo non sia più identificabile, non sono considerati dati personali. Affinché i dati siano veramente resi anonimi, l'anonimizzazione deve essere irreversibile.

La legge protegge i dati personali indipendentemente dalla tecnologia o dal metodo utilizzato per il trattamento di tali dati: si applica sia all'elaborazione automatica che manuale. Inoltre, non importa come vengono archiviati i dati personali: in un sistema IT, tramite videosorveglianza o su supporto cartaceo; in tutti i casi, i dati personali sono soggetti ai requisiti di protezione stabiliti dal GDPR.

Cosa costituisce il trattamento dei dati?

Il trattamento copre un'ampia gamma di operazioni eseguite sui dati personali, anche con mezzi manuali o automatizzati. Comprende la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, l'archiviazione, l'adattamento o la modifica, il recupero, la consultazione, l'uso, la divulgazione mediante trasmissione, diffusione o altra messa a disposizione, l'allineamento o la combinazione, la restrizione, la cancellazione o la distruzione dei dati personali.

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) si applica al trattamento dei dati personali interamente o parzialmente con mezzi automatizzati e al trattamento non automatizzato, se fa parte di un sistema di archiviazione strutturato.

Sono un titolare del trattamento o un responsabile del trattamento dei dati?

Un titolare del trattamento è una persona fisica o giuridica che controlla ed è responsabile della conservazione e dell'uso delle informazioni personali su un computer o in file manuali strutturati. Essere un titolare del trattamento comporta delle responsabilità legali, quindi dovresti sapere con chiarezza se tali responsabilità riguardano te o la tua organizzazione.

Se tu o la tua organizzazione controllate e siete responsabili dei dati personali in loro possesso, ad esempio decidete quali informazioni personali verranno conservate e a che uso verranno destinate, allora voi o la vostra organizzazione siete titolari del trattamento dei dati.

Esempi di casi in cui il responsabile del trattamento dei dati è una persona fisica includono medici generici, farmacisti, politici e ditte individuali, in cui queste persone conservano informazioni personali sui loro pazienti, clienti, elettori ecc.

Se tu o la tua organizzazione detieni i dati personali, ma un altro individuo o organizzazione decide ed è responsabile di ciò che accade ai dati, allora quell'altro individuo o organizzazione è il titolare del trattamento e tu o la tua organizzazione siete un «responsabile del trattamento dei dati».

Esempi di responsabili del trattamento dei dati includono società di gestione delle retribuzioni, contabili e società di ricerche di mercato, che potrebbero detenere o elaborare informazioni personali per conto di qualcun altro.

Cos'è il consenso ai dati e devo prenderlo in considerazione?

Per trattare legalmente i dati personali, le organizzazioni e le aziende devono identificare e documentare la base legale per farlo sin dall'inizio. Alcuni dei modi legali per trattare i dati includono:

• Consenso dell'individuo: Il consenso è appropriato se agli individui viene offerta una scelta e un controllo reali su come vengono utilizzati i loro dati.
• Interessi vitali: Il trattamento è necessario per proteggere gli interessi vitali dell'individuo, ad esempio se è necessario proteggere la vita di qualcuno.
• Conformità che ha un obbligo legale: I dati possono essere trattati se, ad esempio, sono richiesti dalla legge dell'UE per uno scopo particolare.
• Un contratto con l'individuo: Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto con un individuo, ad esempio per fornire beni o servizi richiesti

In caso di dubbi sull'acquisizione di un consenso sufficiente per il trattamento dei dati personali, è necessario consultare il proprio consulente legale.

Cos'è un contratto per il trattamento dei dati e devo prenderlo in considerazione?

Se detieni o elabori (inserisci, modifichi, gestisci) dati personali (processore di dati) per conto del tuo cliente (titolare del trattamento), avrai bisogno di un contratto di elaborazione dei dati. Consigliamo di richiedere una consulenza legale per garantire al meglio che il contratto preveda adeguate misure di sicurezza e altre misure di protezione dei dati. Inoltre, consigliamo ai clienti di disporre di una lista di controllo sulla gestione dei dati e sulla consegna del sistema di sicurezza.

Conosci il tuo ruolo e la tua responsabilità

È chiaro che la legge sta cambiando in GDPR e questo deve essere preso in considerazione nella pianificazione del sistema di sicurezza. È necessario identificare e risolvere le aree che possono causare problemi di conformità ai sensi del GDPR. Ai sensi del GDPR, le persone hanno il diritto di ricevere informazioni chiare sull'uso dei propri dati.

Il primo passo pratico è identificare il tuo ruolo e la tua responsabilità rispetto al GDPR. Sei un titolare del trattamento o un elaboratore di dati o entrambi? In caso di dubbi o dubbi sull'identità del titolare e/o del responsabile del trattamento, in ogni caso, è necessario consultare il proprio consulente legale.

Il secondo passo è diventare responsabili. Considera tutti i dati personali che gestisci quando lavori con il sistema di sicurezza ed esaminali sotto i seguenti titoli:

• Quali dati personali vengono memorizzati?
• Qual è la base giuridica su cui si basa il trattamento dei dati personali?
• Dove vengono archiviati i dati?
• Come vengono protetti i dati?
• Per quanto tempo vengono conservati i dati?
• Qual è la politica per la gestione delle singole richieste di accesso ai dati?
• Qual è la procedura se qualcuno chiede di essere rimosso dal sistema?
• Chi ha accesso ai dati?
• I dati personali vengono trasferiti al di fuori del SEE?

blu brillante/blu chiaro e GDPR

Le seguenti informazioni descrivono le funzionalità del sistema Vanderbilt bright blue/lite blue v5.x in relazione alla conformità al GDPR.

Quali dati personali vengono memorizzati?

Gli unici dati personali richiesti per il record del titolare della carta in blu chiaro/brillante sono il cognome e l'ID badge codificato, anche se è probabile che vengano raccolti dati aggiuntivi. Il nome e l'iniziale centrale sono opzionali. I campi definibili dall'utente possono essere utilizzati per inserire vari dati personali definiti dall'utente finale (cliente).

Qual è la base giuridica su cui si basa il trattamento dei dati personali?

La base giuridica su cui i dati personali vengono ottenuti ed elaborati è definita dalle politiche e dalle procedure dell'utente finale.

Dove vengono archiviati i dati?

I dati vengono inseriti e sono di proprietà dell'utente finale e vengono archiviati localmente sul controller o in backup e archivi che possono essere salvati altrove e gestiti dall'utente finale. Il sistema non consente l'uso di ID codificati duplicati.

Come vengono protetti i dati?

Il sistema bright/lite blue richiede un login protetto da password per accedere al database.

Le autorizzazioni di accesso possono essere limitate a 3 livelli, per cui i diritti del database possono essere concessi in base al ruolo di amministratore, gestore e operatore.

Vanderbilt non ha accesso ai dati dei clienti a meno che non venga fornita un'autorizzazione specifica e l'accesso remoto per il supporto tecnico.

Per quanto tempo vengono conservati i dati?

La Database Utility in blu chiaro/chiaro salva automaticamente 5 backup (1 al giorno) sul controller. I backup sono FIFO e possono essere scaricati e salvati altrove dall'utente, se lo desidera. Oltre ai backup, anche gli archivi vengono archiviati sulla lavagna. Per ogni milione di transazioni/eventi di registro, viene creato e archiviato un archivio. Il numero massimo di file di archivio che possono essere archiviati è 12.

I record dei titolari di carta e i dati personali associati possono essere «eliminati» (cioè contrassegnati per la cancellazione/nascosti) immediatamente dal software, tuttavia i dati del titolare della carta non vengono eliminati completamente finché l'ultima transazione associata (evento di registro) non viene eliminata. Le transazioni vengono eliminate dopo che il database raggiunge 1 milione di transazioni (e quindi viene eliminato nuovamente a 500.000). Gli archivi (fino a 12) sono in formato FIFO, ossia la durata dello storage dipende dalle dimensioni e dall'attività del sistema.

Qual è la politica per la gestione delle singole richieste di accesso ai dati?

Sono disponibili report predefiniti su Cardholder, Access e Audit che possono essere eseguiti e stampati e/o esportati in CSV e visualizzati in formati strutturati come Excel e PDF.

Qual è la procedura se qualcuno chiede di essere rimosso dal sistema?

I record dei titolari di carta con i dati personali associati possono essere eliminati all'interno del software. Le copie di backup del database dovrebbero inoltre essere eliminate a meno che non siano trascorsi più di 5 giorni (per cui i 5 backup giornalieri sarebbero già sovrascritti). Archivia e può essere rimosso/eliminato contattando l'assistenza tecnica Vanderbilt.

I dati personali in qualsiasi backup salvato altrove (fuori dal controller) dovrebbero essere eliminati manualmente dall'utente finale.

Chi ha accesso ai dati?

Questi dettagli sono definiti e gestiti in base alle politiche aziendali specifiche e stabilite da ciascun utente finale. bright/lite blue consente la cancellazione dei dati personali dei titolari di carta dal database. Le copie dei dati vengono gestite completamente dall'utente finale una volta salvate altrove (fuori dal controller).

I dati personali vengono trasferiti al di fuori del SEE?

Qualsiasi trasferimento di dati verrebbe gestito e avviato dall'utente finale.