Guida alla conformità al GDPR di Omnis

Le soluzioni e i prodotti Vanderbilt consentono ai clienti di gestire ed elaborare i dati personali in modo tale da soddisfare i requisiti del GDPR. Questa guida ha lo scopo di aiutare e supportare i nostri clienti nella valutazione della loro disponibilità ad adempiere alle proprie responsabilità e obblighi nei confronti delle nuove normative.

Panoramica

La protezione dei dati è un diritto fondamentale in base al quale ogni individuo ha il diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano. Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è applicabile dal 25 maggio 2018 ed è progettato per dare alle persone un maggiore controllo sui propri dati personali. Esiste una serie di norme per l'intera UE, che può essere integrata in alcune aree dalla legislazione nazionale.

Il GDPR impone obblighi alle aziende o alle organizzazioni che raccolgono, utilizzano ed elaborano dati personali. Al centro del GDPR c'è l'obbligo per le organizzazioni e le aziende di essere completamente trasparenti su come utilizzano e proteggono i dati personali e di essere in grado di dimostrare la responsabilità per le proprie attività di trattamento dei dati. Tali dati devono essere trattati in modo equo per scopi specifici e sulla base del consenso della persona interessata o di qualche altra base legittima prevista dalla legge.

Sebbene Vanderbilt offra ai clienti funzionalità di prodotto flessibili e intuitive per facilitare la conformità alle nuove normative, l'organizzazione Vanderbilt non raccoglie, controlla, utilizza o elabora i dati personali presenti nei prodotti Vanderbilt on-premise. Pertanto, è ruolo e responsabilità del titolare e del responsabile del trattamento dei dati personali garantire il rispetto degli obblighi previsti dal GDPR.

In caso di dubbi o dubbi sull'identità del titolare e/o del responsabile del trattamento, in ogni caso, è necessario consultare il proprio consulente legale.

Cosa sono i dati personali?

Con il termine «dati personali» si intende qualsiasi informazione relativa a una persona vivente identificata o identificabile.

Una persona è identificabile se può essere identificata direttamente o indirettamente utilizzando un «identificatore». Il GDPR fornisce esempi di identificatori, tra cui nomi, numeri di identificazione e dati sulla posizione. Una persona può anche essere identificabile facendo riferimento a fattori specifici della sua identità, come fattori fisici, genetici o culturali.

I dati personali che sono stati resi anonimi, crittografati o pseudonimizzati ma che possono essere utilizzati per identificare nuovamente una persona rimangono dati personali e rientrano nell'ambito di applicazione del GDPR. Se i dati personali sono stati resi anonimi in modo tale che l'individuo non sia più identificabile, non sono considerati dati personali. Affinché i dati siano veramente resi anonimi, l'anonimizzazione deve essere irreversibile.

La legge protegge i dati personali indipendentemente dalla tecnologia o dal metodo utilizzato per il trattamento di tali dati: si applica sia all'elaborazione automatica che manuale. Inoltre, non importa come vengono archiviati i dati personali: in un sistema IT, tramite videosorveglianza o su supporto cartaceo; in tutti i casi, i dati personali sono soggetti ai requisiti di protezione stabiliti dal GDPR.

Cosa costituisce il trattamento dei dati?

Il trattamento copre un'ampia gamma di operazioni eseguite sui dati personali, anche con mezzi manuali o automatizzati. Comprende la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, il recupero, la consultazione, l'uso, la divulgazione mediante trasmissione, diffusione o altra messa a disposizione, l'allineamento o la combinazione, la restrizione, la cancellazione o la distruzione dei dati personali.

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) si applica al trattamento dei dati personali interamente o parzialmente con mezzi automatizzati e al trattamento non automatizzato, se fa parte di un sistema di archiviazione strutturato.

Sono un titolare del trattamento o un responsabile del trattamento dei dati?

Un titolare del trattamento è una persona fisica o giuridica che controlla ed è responsabile della conservazione e dell'uso delle informazioni personali su un computer o in file manuali strutturati. Essere un titolare del trattamento comporta delle responsabilità legali, quindi dovresti sapere con chiarezza se tali responsabilità riguardano te o la tua organizzazione.

Se tu o la tua organizzazione controllate e siete responsabili dei dati personali in loro possesso, ad esempio decidete quali informazioni personali verranno conservate e a che uso verranno destinate, allora voi o la vostra organizzazione siete titolari del trattamento dei dati.

Esempi di casi in cui il responsabile del trattamento dei dati è una persona fisica includono medici generici, farmacisti, politici e ditte individuali, in cui queste persone conservano informazioni personali sui loro pazienti, clienti, elettori ecc.

Se tu o la tua organizzazione detieni i dati personali, ma un altro individuo o organizzazione decide ed è responsabile di ciò che accade ai dati, allora quell'altro individuo o organizzazione è il titolare del trattamento e tu o la tua organizzazione siete un «responsabile del trattamento dei dati».

Esempi di responsabili del trattamento dei dati includono società di gestione delle retribuzioni, contabili e società di ricerche di mercato, che potrebbero detenere o elaborare informazioni personali per conto di qualcun altro.

Cos'è il consenso ai dati e devo prenderlo in considerazione?

Per trattare legalmente i dati personali, le organizzazioni e le aziende devono identificare e documentare la base legale per farlo sin dall'inizio. Alcuni dei modi legali per trattare i dati includono:

• Consenso dell'individuo: Il consenso è appropriato se agli individui viene offerta una scelta e un controllo reali su come vengono utilizzati i loro dati.
• Interessi vitali: Il trattamento è necessario per proteggere gli interessi vitali dell'individuo, ad esempio se è necessario proteggere la vita di qualcuno.
• Conformità che ha un obbligo legale: I dati possono essere trattati se, ad esempio, sono richiesti dalla legge dell'UE per uno scopo particolare.
• Un contratto con l'individuo: Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto con un individuo, ad esempio per fornire beni o servizi richiesti

In caso di dubbi sull'acquisizione di un consenso sufficiente per il trattamento dei dati personali, è necessario consultare il proprio consulente legale.

Cos'è un contratto per il trattamento dei dati e devo prenderlo in considerazione?

Se detieni o elabori (inserisci, modifichi, gestisci) dati personali (processore di dati) per conto del tuo cliente (titolare del trattamento), avrai bisogno di un contratto di elaborazione dei dati. Consigliamo di richiedere una consulenza legale per garantire al meglio che il contratto preveda adeguate misure di sicurezza e altre misure di protezione dei dati. Inoltre, consigliamo ai clienti di disporre di una lista di controllo sulla gestione dei dati e sulla consegna del sistema di sicurezza.

Conosci il tuo ruolo e la tua responsabilità

È chiaro che la legge sta cambiando in GDPR e questo deve essere preso in considerazione nella pianificazione del sistema di sicurezza. È necessario identificare e risolvere le aree che possono causare problemi di conformità ai sensi del GDPR. Ai sensi del GDPR, le persone hanno il diritto di ricevere informazioni chiare sull'uso dei propri dati.

Il primo passo pratico è identificare il tuo ruolo e la tua responsabilità rispetto al GDPR. Sei un titolare del trattamento o un elaboratore di dati o entrambi? In caso di dubbi o dubbi sull'identità del titolare e/o del responsabile del trattamento, in ogni caso, è necessario consultare il proprio consulente legale.

Il secondo passo è diventare responsabili. Considera tutti i dati personali che gestisci quando lavori con il sistema di sicurezza ed esaminali sotto i seguenti titoli:

• Quali dati personali vengono memorizzati?
• Qual è la base giuridica su cui si basa il trattamento dei dati personali?
• Dove vengono archiviati i dati?
• Come vengono protetti i dati?
• Per quanto tempo vengono conservati i dati?
• Qual è la politica per la gestione delle singole richieste di accesso ai dati?
• Qual è la procedura se qualcuno chiede di essere rimosso dal sistema?
• Chi ha accesso ai dati?
• I dati personali vengono trasferiti al di fuori del SEE?

Omnis e GDPR

Le seguenti informazioni descrivono in che modo il sistema Vanderbilt Omnis V6.3 può essere utilizzato per facilitare la conformità al GDPR.

Quali dati personali vengono memorizzati?

Nessun dato personale è obbligatorio memorizzare per il corretto funzionamento del sistema.

Immagine, nome, indirizzo email e numero di telefono sono campi predefiniti nel sistema, ma i campi definibili dall'utente potrebbero essere utilizzati per inserire vari dati personali.

Qual è la base giuridica su cui si basa il trattamento dei dati personali?

L'inserimento dei dati e il mantenimento dei dati sono controllati dal titolare e dal responsabile del trattamento dei dati del sito. Pertanto, è responsabilità del titolare e/o del responsabile del trattamento garantire l'ottenimento della base legale per il trattamento dei dati personali.

Il sistema Omnis dispone di alcune funzionalità software che consentono al proprietario del sistema di monitorare e recuperare il consenso delle persone iscritte al sistema.

Dove vengono archiviati i dati?

I dati vengono archiviati nel database situato sul server e nei backup. Non ci sono dati personali memorizzati nei controller di sistema.

Come vengono protetti i dati?

Per accedere al contenuto del database viene utilizzato il software client Omnis. L'accesso al software utente è protetto da password. Il database stesso può essere crittografato, ma non lo è per impostazione predefinita a causa delle prestazioni ridotte.

È possibile definire i privilegi di accesso degli utenti con un elevato livello di granularità, garantendo che l'accesso ai dati personali possa essere limitato per una funzione o un ruolo specifico.

Il personale di Vanderbilt non ha accesso al sistema del cliente, a meno che non sia concesso tramite accesso remoto.

Per quanto tempo vengono conservati i dati?

Nel sistema Vanderbilt Omnis si tratta di un'impostazione di sistema definibile dall'utente. Da 1 a 366 giorni. La conservazione dei file di backup del database è definita dal proprietario del sistema. È responsabilità dell'amministratore di sistema comunicare in modo trasparente il periodo di conservazione dei dati.

Qual è la politica per la gestione delle singole richieste di accesso ai dati?

Se viene effettuata una richiesta, è responsabilità del titolare del trattamento e/o dei responsabili del trattamento delineare la politica e fornire i dati in modo tempestivo in conformità con le normative GDPR.

Nel sistema Vanderbilt Omnis sono presenti report e interfacce predefiniti che possono essere utilizzati per fornire alle persone i propri dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da una macchina.

Qual è la procedura se qualcuno chiede di essere rimosso dal sistema?

Se viene effettuata una richiesta, è responsabilità del titolare del trattamento e/o dei responsabili del trattamento delineare la politica e rimuovere i dati in modo tempestivo in conformità con le normative GDPR.

Le persone e i dati personali ad essi associati possono essere cancellati con effetto immediato dall'interno del software client Omnis o tramite un 3^rosso applicazione per feste. Tuttavia, tutti i dati personali contenuti nei file di registro degli eventi non verranno eliminati finché non saranno soddisfatti i criteri di scavenging della regola di conservazione dei dati. Il numero di giorni può essere impostato da 1 a 366.

Chi ha accesso ai dati?

È responsabilità del titolare e/o del responsabile del trattamento rivelare chi ha accesso ai dati personali sul sistema Omnis installato sul sito. Il titolare del trattamento e/o il responsabile del trattamento è responsabile della creazione e dell'applicazione di questi processi. Questo non viene fatto dal sistema Omnis in modo automatico. Vanderbilt non ha accesso e/o capacità di trattare i dati personali su un sistema Omnis locale.

I dati personali vengono trasferiti al di fuori del SEE?

Il sistema Vanderbilt Omnis dispone di un'interfaccia che può essere utilizzata per condividere dati personali con 3^rosso sistemi partitici. È responsabilità del titolare del trattamento e/o del responsabile del trattamento comunicare se il sistema è configurato in modo da trasferire i dati al di fuori del SEE.