Guida alla conformità al GDPR di Granta

Le soluzioni e i prodotti Vanderbilt consentono ai clienti di gestire ed elaborare i dati personali in modo tale da soddisfare i requisiti del GDPR. Questa guida ha lo scopo di aiutare e supportare i nostri clienti nella valutazione della loro disponibilità ad adempiere alle proprie responsabilità e obblighi nei confronti delle nuove normative.

Panoramica

La protezione dei dati è un diritto fondamentale in base al quale ogni individuo ha il diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano. Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è applicabile dal 25 maggio 2018 ed è progettato per dare alle persone un maggiore controllo sui propri dati personali. Esiste una serie di norme per l'intera UE, che può essere integrata in alcune aree dalla legislazione nazionale.

Il GDPR impone obblighi alle aziende o alle organizzazioni che raccolgono, utilizzano ed elaborano dati personali. Al centro del GDPR c'è l'obbligo per le organizzazioni e le aziende di essere completamente trasparenti su come utilizzano e proteggono i dati personali e di essere in grado di dimostrare la responsabilità per le proprie attività di trattamento dei dati. Tali dati devono essere trattati in modo equo per scopi specifici e sulla base del consenso della persona interessata o di qualche altra base legittima prevista dalla legge.

Sebbene Vanderbilt offra ai clienti funzionalità di prodotto flessibili e intuitive per facilitare la conformità alle nuove normative, l'organizzazione Vanderbilt non raccoglie, controlla, utilizza o elabora i dati personali presenti nei prodotti Vanderbilt on-premise. Pertanto, è ruolo e responsabilità del titolare e del responsabile del trattamento dei dati personali garantire il rispetto degli obblighi previsti dal GDPR.

In caso di dubbi o dubbi sull'identità del titolare e/o del responsabile del trattamento, in ogni caso, è necessario consultare il proprio consulente legale.

Cosa sono i dati personali?

Con il termine «dati personali» si intende qualsiasi informazione relativa a una persona vivente identificata o identificabile.

Una persona è identificabile se può essere identificata direttamente o indirettamente utilizzando un «identificatore». Il GDPR fornisce esempi di identificatori, tra cui nomi, numeri di identificazione e dati sulla posizione. Una persona può anche essere identificabile facendo riferimento a fattori specifici della sua identità, come fattori fisici, genetici o culturali.

I dati personali che sono stati resi anonimi, crittografati o pseudonimizzati ma che possono essere utilizzati per identificare nuovamente una persona rimangono dati personali e rientrano nell'ambito di applicazione del GDPR. Se i dati personali sono stati resi anonimi in modo tale che l'individuo non sia più identificabile, non sono considerati dati personali. Affinché i dati siano veramente resi anonimi, l'anonimizzazione deve essere irreversibile.

La legge protegge i dati personali indipendentemente dalla tecnologia o dal metodo utilizzato per il trattamento di tali dati: si applica sia all'elaborazione automatica che manuale. Inoltre, non importa come vengono archiviati i dati personali: in un sistema IT, tramite videosorveglianza o su supporto cartaceo; in tutti i casi, i dati personali sono soggetti ai requisiti di protezione stabiliti dal GDPR.

Cosa costituisce il trattamento dei dati?

Il trattamento copre un'ampia gamma di operazioni eseguite sui dati personali, anche con mezzi manuali o automatizzati. Comprende la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, il recupero, la consultazione, l'uso, la divulgazione mediante trasmissione, diffusione o altra messa a disposizione, l'allineamento o la combinazione, la restrizione, la cancellazione o la distruzione dei dati personali.

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) si applica al trattamento dei dati personali interamente o parzialmente con mezzi automatizzati e al trattamento non automatizzato, se fa parte di un sistema di archiviazione strutturato.

Sono un titolare del trattamento o un responsabile del trattamento dei dati?

Un titolare del trattamento è una persona fisica o giuridica che controlla ed è responsabile della conservazione e dell'uso delle informazioni personali su un computer o in file manuali strutturati. Essere un titolare del trattamento comporta delle responsabilità legali, quindi dovresti sapere con chiarezza se tali responsabilità riguardano te o la tua organizzazione.

Se tu o la tua organizzazione controllate e siete responsabili dei dati personali in loro possesso, ad esempio decidete quali informazioni personali verranno conservate e a che uso verranno destinate, allora voi o la vostra organizzazione siete titolari del trattamento dei dati.

Esempi di casi in cui il responsabile del trattamento dei dati è una persona fisica includono medici generici, farmacisti, politici e ditte individuali, in cui queste persone conservano informazioni personali sui loro pazienti, clienti, elettori ecc.

Se tu o la tua organizzazione detieni i dati personali, ma un altro individuo o organizzazione decide ed è responsabile di ciò che accade ai dati, allora quell'altro individuo o organizzazione è il titolare del trattamento e tu o la tua organizzazione siete un «responsabile del trattamento dei dati».

Esempi di responsabili del trattamento dei dati includono società di gestione delle retribuzioni, contabili e società di ricerche di mercato, che potrebbero detenere o elaborare informazioni personali per conto di qualcun altro.

Cos'è il consenso ai dati e devo prenderlo in considerazione?

Per trattare legalmente i dati personali, le organizzazioni e le aziende devono identificare e documentare la base legale per farlo sin dall'inizio. Alcuni dei modi legali per trattare i dati includono:

• Consenso dell'individuo: Il consenso è appropriato se agli individui viene offerta una scelta e un controllo reali su come vengono utilizzati i loro dati.
• Interessi vitali: Il trattamento è necessario per proteggere gli interessi vitali dell'individuo, ad esempio se è necessario proteggere la vita di qualcuno.
• Conformità che ha un obbligo legale: I dati possono essere trattati se, ad esempio, sono richiesti dalla legge dell'UE per uno scopo particolare.
• Un contratto con l'individuo: Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto con un individuo, ad esempio per fornire beni o servizi richiesti

In caso di dubbi sull'acquisizione di un consenso sufficiente per il trattamento dei dati personali, è necessario consultare il proprio consulente legale.

Cos'è un contratto per il trattamento dei dati e devo prenderlo in considerazione?

Se detieni o elabori (inserisci, modifichi, gestisci) dati personali (processore di dati) per conto del tuo cliente (titolare del trattamento), avrai bisogno di un contratto di elaborazione dei dati. Consigliamo di richiedere una consulenza legale per garantire al meglio che il contratto preveda adeguate misure di sicurezza e altre misure di protezione dei dati. Inoltre, consigliamo ai clienti di disporre di una lista di controllo sulla gestione dei dati e sulla consegna del sistema di sicurezza.

Conosci il tuo ruolo e la tua responsabilità

È chiaro che la legge sta cambiando in GDPR e questo deve essere preso in considerazione nella pianificazione del sistema di sicurezza. È necessario identificare e risolvere le aree che possono causare problemi di conformità ai sensi del GDPR. Ai sensi del GDPR, le persone hanno il diritto di ricevere informazioni chiare sull'uso dei propri dati.

Il primo passo pratico è identificare il tuo ruolo e la tua responsabilità rispetto al GDPR. Sei un titolare del trattamento o un elaboratore di dati o entrambi? In caso di dubbi o dubbi sull'identità del titolare e/o del responsabile del trattamento, in ogni caso, è necessario consultare il proprio consulente legale.

Il secondo passo è diventare responsabili. Considera tutti i dati personali che gestisci quando lavori con il sistema di sicurezza ed esaminali sotto i seguenti titoli:

• Quali dati personali vengono memorizzati?
• Qual è la base giuridica su cui si basa il trattamento dei dati personali?
• Dove vengono archiviati i dati?
• Come vengono protetti i dati?
• Per quanto tempo vengono conservati i dati?
• Qual è la politica per la gestione delle singole richieste di accesso ai dati?
• Qual è la procedura se qualcuno chiede di essere rimosso dal sistema?
• Chi ha accesso ai dati?
• I dati personali vengono trasferiti al di fuori del SEE?

Sovvenzioni e GDPR

Le seguenti informazioni descrivono come utilizzare Vanderbilt Vanderbilt Granta V5.3 per facilitare la conformità al GDPR.

Quali dati personali vengono memorizzati?

La raccolta di dati personali non è obbligatoria all'interno di Granta, sebbene abbia la capacità di memorizzare alcuni campi definibili dall'utente, che potrebbero essere utilizzati per memorizzare dati personali.

Qual è la base giuridica su cui si basa il trattamento dei dati personali?

L'inserimento dei dati e il mantenimento dei dati sono controllati dal titolare e dal responsabile del trattamento dei dati del sito. Pertanto, è responsabilità del titolare e/o del responsabile del trattamento garantire l'ottenimento della base legale per il trattamento dei dati personali.

Non ci sono procedure esplicite integrate nel Granta SW per ottenere il consenso dell'utente o registrarlo.

Dove vengono archiviati i dati?

I dati vengono archiviati sia sul PC che sui controller Granta. Il PC contiene tutte le informazioni relative al sistema, mentre il controller contiene solo dati come numeri di carte e autorizzazioni di accesso come identificatori univoci. Non è possibile ripristinare nomi e altri dati «personali» da un controller.

Come vengono protetti i dati?

Il database Granta è archiviato in un server SQL specificato, dove alcune proprietà di connessione possono essere modificate per aumentare la sicurezza dei dati e limitare l'accesso. Alcune informazioni contenute nel database SQL sono in testo semplice, tuttavia elementi come PIN e password sono crittografati. Trattandosi di un database SQL, è inoltre protetto dalle restrizioni di accesso standard applicate tramite Microsoft.

Il personale di Vanderbilt non ha accesso al sistema del cliente a meno che non sia autorizzato tramite accesso remoto.

Per quanto tempo vengono conservati i dati?

I dati del titolare della carta Granta vengono conservati per tutto il tempo in cui il titolare della carta esiste all'interno del sistema. Sebbene la validità di quel titolare della carta possa essere impostata su date di inizio e fine specifiche.

Abbiamo una funzione per eliminare gli eventi di registro più vecchi di un determinato periodo di mesi, che può essere personalizzata dall'utente. Per impostazione predefinita, gli eventi vengono conservati per sempre.

Quando si elimina un titolare di carta, il sistema non elimina, per impostazione predefinita, i relativi eventi di registro. Ma questo può essere modificato per eliminare gli eventi di registro quando si elimina l'utente.

Qual è la politica per la gestione delle singole richieste di accesso ai dati?

Se viene effettuata una richiesta, è responsabilità del titolare del trattamento e/o dei responsabili del trattamento delineare la politica e fornire i dati in modo tempestivo in conformità con le normative GDPR.

È possibile filtrare gli eventi contenuti nel sistema Granta per vedere quali dati individuali sono conservati su una persona, ad esempio eventi di registro recenti o informazioni relative al suo record individuale.

Qual è la procedura se qualcuno chiede di essere rimosso dal sistema?

Se viene effettuata una richiesta, è responsabilità del titolare del trattamento e/o dei responsabili del trattamento delineare la politica e rimuovere i dati in modo tempestivo in conformità con le normative GDPR.

Per impostazione predefinita, le informazioni sugli eventi vengono conservate per 90 giorni nel sistema Granta, salvo diversa indicazione. I registri di controllo vengono conservati a tempo indeterminato se non diversamente specificato, tuttavia questa registrazione deve essere abilitata in prima istanza. Quando un titolare di carta viene eliminato, gli eventi associati non vengono eliminati, tuttavia è possibile farlo tramite uno script SQL in SQL Management Studio.

Chi ha accesso ai dati?

È responsabilità del titolare e/o del responsabile del trattamento rivelare chi ha accesso ai dati personali sul sistema Granta installato sul sito.

Granta ha la capacità di definire diversi accessi utente al software. Ogni utente può essere configurato per avere il livello di accesso al software necessario. È responsabilità del proprietario del sistema definire chi dispone di quale livello di accesso e rimuovere l'accesso quando non è più necessario.

I dati personali vengono trasferiti al di fuori del SEE?

Nella normale modalità operativa, i dati degli utenti di Granta non vengono condivisi all'esterno del sistema. Vanderbilt non ha accesso ai dati personali. È responsabilità del titolare e/o del responsabile del trattamento rivelare se i dati personali sono stati trasferiti al di fuori del SEE.